HCS Mobil-App Anleitung

1. Die App kann, falls nicht vorhanden aus dem Android oder iOS-App-Store geladen werden.
2. Die App benötigt verschiedene Zugriffsrechte (Kamera etc.). Falls diese der App nicht bereits erteilt wurden können diese Rechte über die Einstellungen des Geräts und den Punkt „Apps“ gegeben werden. Fehlen diese Rechte, kann die App sich selbst beenden, z.B. wenn ein Foto gemacht werden soll.
3. Der Start der App erfolgt über das Icon „HCS-Zeit 4“, "HCS-Mobil 4" oder "HCS-Rapport"
4. Es erscheint die Hauptmaske der App in welcher später auch gearbeitet wird.
5. Der erste Schritt ist die Anmeldung des Geräts an ein Callico-System. Hierzu erhält jedes Gerät ein individuelles Passwort, welches Ihnen von HCS mitgeteilt wird. Die Einstellungen werden über den Punkt „Optionen“ oben links im Fenster vorgenommen.
6. Die Felder werden folgendermaßen ausgefüllt :
• Firma : Die Kundennummer der Firma bei HCS
• Mandant : normalerweise „1“ oder einfach leer. Bei mehreren Mandanten auf demselben Server kann dies auch „2“ oder höher sein.
• Gerät : die individuelle Gerätenummer des Geräts, beginnend mit „1“ bis zur Anzahl der lizenzierten Geräte.
• Passwort : das zu dem Gerät gehörige Passwort. Achten Sie bei der Eingabe auf Groß- und Kleinschreibung.
• Kundengruppe: ist für die Zeiterfassung unbedeutend und kann leer gelassen werden.
• Mitarbeiter : die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters in Callico, der das Gerät nutzt.
• Skalierung : normalerweise „1,00“. Kann mit den Pfeilen verringert oder erhöht werden. Die Anzeige wird dann vergrößert oder verkleinert. Sollte so eingestellt werden, dass alles sichtbar ist aber trotzdem noch gut lesbar.
• Tagesübersicht kann später nach der Erfassung genutzt werden, um zu überprüfen, welche Werte bisher erfasst wurden.
Mit Daten löschen werden alle erfassten Daten gelöscht. Dies sollte nur gemacht werden, wenn alle erfassten Daten bereits an den Callico-Mobilserver gesendet wurden (siehe unten) Unter „Anleitung“ finden Sie eine Kurzinfo zur Bedienung der App.
7. Nach der Eingabe gelangen Sie mit dem Pfeil oben links im Eck zurück. Verwenden Sie nicht den „Zurück“-Schalter der Tastatur, da dieser die Eingabe verwirft.
8. Aktualisieren Sie nun die Aufträge über den Schalter „Akt.“ oben rechts. Alle diesem Gerät zugeordneten Aufträge werden dann auf das Handy übertragen, sofern die Zugangsdaten korrekt waren und eine Verbindung zum Internet besteht. Der Zugang kann hierbei per WLAN oder per mobilem Datenfunk herstellt werden.
9. Wählen Sie nun mit „Wechseln“ bei der Kundennummer den Auftrag aus, welchen Sie ausführen möchten.
10. Als nächstes muss eine Position ausgewählt werden. Dies geschieht ebenfalls mit dem „Wechseln“-Schalter in der Zeile.
11. Mit dem „I“ vor dem Langtext kann das Textfeld größer gestellt werden, um den Text besser lesen zu können. Durch nochmaliges Drücken wird das Textfeld wieder so groß wie zuvor.
12. Sobald Sie mit der Arbeit beginnen klicken Sie den Schalter „Start“. In dem Start-Feld darüber sehen Sie nun das Startdatum und die Uhrzeit, zu der Sie begonnen haben.
13. Ist die Arbeit beendet, klicken Sie „Ende“. Die Endzeit sehen Sie nun darunter. Beide Werte werden nun zwischengespeichert und automatisch an den HCS-Mobilserver (das Callico-Zentralsystem) gesendet. Ist zu diesem Zeitpunkt keine Internet-Verbindung vorhanden, so werden die Daten bei der nächsten Meldung verschickt. Sie sind nicht verloren.
14. Pausen können vom System automatisch eingefügt werden oder vom Mitarbeiter selbst gebucht werden. Wird selbst gebucht, so wird am Beginn einer Pause der Schalter „Pause Anfang“ geklickt und am Ende der Pause „Pause Ende“.
15. Soll der Auftrag oder die Position gewechselt werden, so ist dies jederzeit möglich durch das Betätigen der „Wechseln“-Schalter, so wie zu Beginn.
16. WICHTIG : Am Ende einer Arbeit und besonders ganz am Ende des Tages UNBEDINGT mit „Ende“ die aktuelle Arbeit abschließen. Ansonsten müssen die Ende-Zeiten manuell nachkorrigiert werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
17. Falls die App beendet wird oder das Handy z.B. durch einen entladenen Akku ausgeschaltet wird, bleiben die bisherigen Daten erhalten. Die App kann dann einfach neu gestartet werden.
18. Über den „Mikrofon“-Schalter können kurze Sprach-Mitteilungen an Callico übertragen werden. Diese werden dann als Audio-Datei in die Projektmappe des Projekts übertragen. Zum Beenden einer Aufnahme muss der „Mikrofon“-Schalter ein zweites Mal angeklickt werden.
19. Über den „Kamera“-Schalter kann ein Bild zu dem aktuellen Auftrag in die Projektmappe des Projektes übertragen werden. Das Bild kann aus der Galerie des Geräts oder über die Foto-Kamera des Geräts geholt werden. Hierzu stehen die beiden Schalter rechts unten in der „Bild“-Maske zur Verfügung. Bei Bedarf kann auch ein Hinweistext zum Bild verfasst werden. Dieser wird dann im Dateinamen des Bildes verwendet. Mit dem „Senden“-Schalter links oben wird das Bild an den HCS-Mobilserver verschickt. Bei langsamer Verbindung kann dies einen Moment gehen, da das Kamerabild in voller Auflösung verschickt wird.
20. Sollte die Audio- oder die Bild-Funktion nicht funktionieren, prüfen Sie die App-Berechtigungen in den Android-Einstellungen.
21. Über „Aktualisieren“ oben rechts können neue Aufträge ergänzt werden, wenn in Callico weitere Aufträge für das Gerät erzeugt wurden.
22. Nicht im Auftrag vorgesehene Positionen können über den Schalter „Extra“ erfasst werden. Es wird dann eine neue Position im Auftrag erzeugt. Zu dieser Position kann eine Überschrift und ein kurzer Text im Langtext-Feld ergänzt werden. Dann kann diese mit „Speichern“ (derselbe Schalter wie vorher „Extra“) gespeichert werden. Mit „Start“ wird nun eine Zeit auf diese „Extra“-Position gebucht. So ist später ersichtlich, welche Arbeiten separat abgerechnet werden müssen. Die Positionsnummer der Extra-Position wird automatisch vorgegeben und muss nicht geändert werden. Die endgültige Festlegung erfolgt i.d.R. erst in Callico, da dort alle Informationen zusammen laufen. Die Extra-Position gilt immer für das einzelne Gerät.
23. Wurden einem Gerät mehrere Mitarbeiter zugeordnet, so erscheint unterhalb der normalen „Start/Stop“-Schalter ein zusätzlicher Schalter „Mitarbeiter“. Dieser kann dann angeklickt werden. In der dann erscheinenden Liste können diejenigen Mitarbeiter angehakt werden, für welche die folgenden Meldungen gelten sollen. Wird dann z.B. „Start“ geklickt, so gilt dies für alle aktuell ausgewählten Mitarbeiter. Die Nummern der aktuell ausgewählten Mitarbeiter sind jederzeit in dem Feld ganz unten im Bildschirm sichtbar.
24. Ist das Gerät für einen einzelnen Mitarbeiter eingerichtet, so wird dieser Schalter und das Anzeigefeld automatisch ausgeblendet.